Due diligence pentru furnizori noi: checklist complet

Selectarea unui furnizor nou e una din deciziile critice în procurement. Greșeala în selectare poate costa 50.000-500.000 RON (pierdere din livrări întârziate, produse defecte, insolvenț furnizor). Due diligence nu e papiologie - e o investiție care îți reduce riscul exponențial. Prezentăm checklist complet, testat pe piața românească, pe 6 pași.

Pasul 1: Verificarea Fiabilității Legale și a Datoriilor (ANAF + ONRC)

Înainte să ai orice discuție tehnică cu furnizor, trebuie să verific dacă există legal și dacă e în regulă cu statul.

Verificare pe ANAF (ghid.anaf.ro)

Accesează portal ANAF și caută furnizor după CUI (Codul Unic de Identificare). Trebuie să verifici:

1. Existență CUI: Introducii CUI și ți se arată dacă entitatea e înregistrată
2. Status TVA: Trebuie activ. Dacă e "Inactiv" = nu mai funcționează
3. Datorii la ANAF: Arată datorii la impozite, taxe, contribuții sociale
4. Incadrare TVA: Micro-întreprindere, PME, etc. (informativ)

Semnal roșu: Dacă are datorii semnificative la ANAF (> 1% din turnover estimat), e risc insolvenț. Contactează furnizor și cere explicații. Poate are dispute temporare cu ANAF, dar trebuie sa stii.

Verificare pe ONRC (recom.ro)

Accesează portal Registrul Comerțului (ONRC) și caută furnizor. Trebuie să verifici:

1. Date de înregistrare: CUI, sediu social, administrator
2. Datorii la instanțe: Dacă are procese în curs, insolvenț, faliment
3. Modificări recente: Schimb administrator, reducere capital (semnale de risc)
4. Obiect de activitate: Verifica dacă linia de activitate potrivit cu ce oferi (de ex., dacă vezi "consultanță" dar zice că produce mobilă, ceva nu e în regulă)

Semnal roșu: Insolvenț, faliment, administrator schimbat recent, prea multe modificări.

Verificare datorii cu Poliția Locală și alte organe

Unii furnizori au datorii neplatite la Primărie (taxe locale, amenzi), care pot bloca operațiunile.

• Contactează Primăria din localitatea furnizorului și cere raport datorii
• Verifică și datorii din accidente (dacă e transportator: verifică datorii asigurări, penalități trafic)

Pasul 2: Analiza Situației Financiare

Un furnizor legal dar financiar slab e risc insolvenț pe termen scurt.

Documente de cerut

1. Bilanț contabil (ultimii 2-3 ani) - din MFPB (mfinante.gov.ro, secțiunea "Situații financiare") sau direct de la furnizor
2. Declarația de venit (ultimul an)
3. Certificat de conformitate contabilă (semnat de CPA - Contabil Partener Autorizat)

Ce să analizezi

Ratios financiari básici:

1. Rentabilitate: Net profit / Revenue

   • Sănătos: > 5% (în România, medie 3-8% depind sector)
   • Roșu: < 1% sau negativ (pierderi)

2. Lichiditate: Active curente / Datorii curente

   • Sănătos: > 1.5
   • Roșu: < 0.8 (nu-și plătește facturile la timp)

3. Datorii: Total datorii / Total active

   • Sănătos: < 60%
   • Roșu: > 80% (super-îndatorat)

4. Rotația stocului: Inventar / Cost of goods sold × 365 zile

   • Sănătos: 30-90 zile (depinde sector)
   • Roșu: > 180 zile (stoc mort, probleme vânzări)

Exemplu practic: Furnizor de piese pe care îl analizezi:

• Revenue: 1.000.000 RON, Net profit: 80.000 RON → Margin 8% (bun)
• Active curente: 300.000, Datorii curente: 150.000 → Lichiditate 2.0 (bun)
• Total datorii: 400.000, Total active: 1.200.000 → Datorii 33% (bun)

Semnal roșu: Pierderi în ultimul an, lichiditate < 0.8, datorii > 80%.

Pasul 3: Referințe de la Clienți Anteriori

Teoretic, un furnizor poate arăta bilanț frumos și apoi să livreze praf.

Cum ceri referințe

1. Cere furnizorului: "Dă-mi 3 clienți actuali de referință cu contact direct"
2. Contactează clienții și pune întrebări specifice:
   • Cât timp lucrează cu furnizor?
   • Care e calitatea livrărilor? (rejections, defecte)
   • Respectă termene livrare?
   • Cum e comunicarea și responsiveness?
   • Ar mai lucra cu ei? De ce da/nu?
   • Au avut probleme? Cum le-a rezolvat furnizor?

Red flags din referințe

• Clienții nu răspund la telefon (posibil sunt fictive)
• "Ah, nu mai lucrez cu ei, au fost probleme"
• "Livrări consistente cu 2-3 săptămâni întârziere"
• "Calitate variabilă, trebuie să inspecționez 100% din marfă"

Pasul 4: Vizita Fizică la Sediu/Depozit

O vizita de 1-2 ore la furnizor te spune mai mult decât 100 de documente. Observi:

Aspecte fizice

1. Dotări și echipamente: Echipamentele sunt moderne, întreținute? Sau vechi, ruginite?
2. Organizare depozit: Stocurile sunt organizate, etichetate? Sau haotic, cu materiale pe jos?
3. Igienă și siguranță: Fabrica e curată? Sunt semne de siguranță la muncă? (PPE, semnalizare, etc.)
4. Proces de producție: Observă workflow. E mai mult manual sau automated? (automation = mai consistent)
5. Personal: Cât sunt de ocupați? Cum interacționează cu tine? (respectuoși, helpful?)

Aspecte de discuție în vizita

1. "Arată-mi cum funcționează procesul de calitate"
2. "Cât de des se întâmplă defecte?"
3. "Cum se răspunde la o comandă urgentă?"
4. "Ce se întâmplă dacă livrez defect?"
5. "Care sunt capacitățile tale lunare și anuale?"
6. "Cât durează o comandă de la PO la livrare?"

Semnal roșu: Depozit dezorganizat, refuz să-ți arate procesele, capital humain slab, echipamente deteriorate.

Pasul 5: Test Order - Comanda Mică de Validare

Nu semnezi contract mare până nu valizi. Fai test order: 10-20% din ce ai plănui să cumperi în an 1.

Structura test order

1. Specificații exacte scrise: În loc de doar vorbit, ceri în scris exact ce vrei
2. QC standard: Pune în PO: "Calitate conform ISO 9001 (sau ce standard e relevant)"
3. Inspectie la recepție: Când sosește marfa, inspecționezi 100% (nu în producție reală, dar acum pentru test)
4. Termene: Fă PO cu termen seriat (ex: "Livrare pe 15 iunie. Livrare pe 22 iunie = 1% penalitate/zi, max 10%")
5. Plată: Plată după recepție acceptată (nu înainte)

Ce validezi cu test order

• Calitate reală vs promisiuni
• Termen livrare vs ce zise
• Comunicare (răspunde la email în cât timp?)
• Handling reclamații (dacă ceva e greșit, cum răspunde?)

Caz practic: Ai nevoie de 50.000 buc/an de un produs plastic. Test order: 5.000 buc (10%). După ce primești și inspectezi, decizi dacă mergi mai departe cu contractul anual.

Pasul 6: Contract cu Clauze de Protecție

Înainte de a plasa comenzi mari, contract scris cu clauze clare.

Clauze esențiale

1. Descriere produs: Exact cum arată, dimensiuni, material, certificări
2. Preț și condiții plată: Preț unitar, MOQ, termen plată (ex: 30 zile neto)
3. Termen livrare: "Livrare în X zile de la PO"
4. Penalitate livrare: "Livrare întârziată: 1% penalitate/zi întârziere, max 10% din valoare PO"
5. Calitate: "Conform ISO 9001. Acceptare doar după inspectie. Defecte: 100% retur"
6. Siguranță produs: Certificări (CE, RoHS, etc.), data expirare (dacă e relevant)
7. Confidențialitate: "Numai pentru uz intern cumpărător"
8. Dincetare contract: "Fie contractor poate rezilia cu 30 zile notificare, fără penalitate după 12 luni"
9. Apel furnizor: Contact direct (telefon, email) cu manager/director

Template checklist contract

□ CUI și date identitate juridică furnizor
□ Descriere exacta produs (dimensiuni, material, culoare, certificări)
□ Preț unitar și MOQ
□ Termen livrare (zile de la PO)
□ Condiții plată (zile neto, discount early payment dacă e)
□ Penalități: livrare întârziat, calitate slabă
□ Warranty (garanție): cât timp după livrare
□ Inspectia și acceptare: cine decide dacă e OK?
□ Retur și credit note: procedură
□ Confidențialitate și NDA
□ Condiții reziliere
□ Legea (română)

Poți folosi template din CCIR (Camera de Comerț și Industrie din România) care oferă contracte standard.

Checklist Complet Due Diligence (1-2 săptămâni)

PASUL 1 - VERIFICĂRI LEGALE (1 zi)
□ ANAF - status TVA, datorii
□ ONRC - insolvenț, proces
□ Datorii Primărie/alte organe

PASUL 2 - FINANCIAR (3-4 zile)
□ Bilanț 2-3 ani anterior
□ Calcul ratios: rentabilitate, lichiditate, datorii
□ Trend financiar (crește sau scade?)

PASUL 3 - REFERINȚE (2-3 zile)
□ 3 clienți referință contactați
□ Feedback: calitate, termene, comunicare

PASUL 4 - VIZITA FIZICĂ (1 zi)
□ Depozit/fabrica vizitată
□ Echipamente, igienă, siguranță
□ Personal și proces de calitate

PASUL 5 - TEST ORDER (5-10 zile)
□ Comandă mică plasată și primită
□ Calitate validată (100% inspecție)
□ Termene și comunicare verificate

PASUL 6 - CONTRACT (2-3 zile)
□ Contract semnat cu clauze de protecție
□ NDA (dacă e relevant)
□ Conturi și contact manager

Concluzie

Due diligence pare lungă și costisitoare, dar e investiție. O greșeală în selectare furnizor costă mai mult decât 2-3 săptămâni petrecute pentru verificare atentă. După checklist-ul asta, ai confidence că furnizor e legal, financiar stabil, de calitate și responsabil. Asta permite negocierea mai bună și relație long-term benefică.