SmartBill și e-furnizori: ce verifici înainte de o integrare

Disponibilitate: e-furnizori nu oferă momentan o integrare SmartBill activă. Acest material este un checklist de evaluare, nu un tutorial pentru o funcție disponibilă în dashboard.

O integrare contabilă trebuie verificată înainte să fie prezentată ca automatizare. Pentru e-furnizori, furnizorul rămâne responsabil de emiterea documentelor fiscale, iar cumpărătorul trebuie să confirme cu cine primește factura și XML-ul e-Factura.

Ce trebuie verificat

• Există un conector SmartBill activ și documentat?
• Ce tipuri de documente se sincronizează: facturi, storno, avize sau doar export CSV?
• Cine emite și transmite factura în sistemul e-Factura ANAF?
• Ce date sunt transmise și cât timp sunt păstrate?
• Există idempotency pentru a evita facturi duplicate?
• Cum sunt raportate erorile și cum se reia o sincronizare eșuată?

Ce ar trebui să conțină o integrare sigură

1. Autorizare revocabilă, fără parole sau chei păstrate în clar.
2. Validarea CUI, TVA, seriei și numerotării înainte de transmitere.
3. Identificator extern stabil pentru fiecare document.
4. Jurnal de sincronizare cu status, timestamp și mesaj de eroare.
5. Reîncercare controlată, fără dublarea documentului.
6. Export manual de rezervă pentru perioadele în care integrarea nu funcționează.

Flux recomandat până la disponibilitatea integrării

1. Cere furnizorului factura și XML-ul e-Factura.
2. Verifică CUI-ul, TVA-ul, totalul și liniile documentului.
3. Importă documentul în SmartBill prin metoda suportată de contul tău.
4. Păstrează confirmarea și documentele în arhiva contabilă.
5. Nu considera o comandă finalizată fiscal doar pentru că ai primit un email de confirmare.

Concluzie

Integrarea SmartBill va fi utilă doar când contractul, API-ul și responsabilitatea pentru e-Factura sunt documentate și testate. Până atunci, verifică fluxul real cu furnizorul și contabilul, nu presupune că o comandă produce automat documente în SmartBill.